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开会的方法-罗伯特议事规则介绍

责任编辑:ccpg  来源:  作者:  人气:168  发布时间:2014-03-11 14:16:34
什么是萝卜开门?听我慢慢说来。 很多朋友都已经看了黑色封面、设计庄重的新书──《罗伯特议事规则》第10版中文全译本,我叫它黑皮本或者黑皮书”──所以,凡是想看正宗《罗伯特议事规则》的,请认准黑皮儿的! 有些朋友,或者说,挺多朋友,反映这本书太高端了,这当然不假,这样的评价符合这本书百年经典的地位。当然这是好听的说法,不好听的意思就是说,不好读,不容易看进去。这对我也并非意外,不过我心底还是想着大家应该喜欢看这样的原汁原味的行货,我还写了文章反问道难道规则太复杂了吗?,意思是说,罗氏规则虽然看着复杂,但实在是因为都是必要的,大家实在是需要看(哪怕只是一带而过地看)了黑皮书之后,看清楚规则背后的原理之后,才能避免在运用规则的时候跑偏走样儿”──倒不是说,我们要完全一板一眼地照猫画虎,而是最怕没掌握原理,在灵活的过程中没有准儿,说是在用罗氏,实际早就变味儿了,这样的问题在我们引进很多理念和工具的时候可没少犯。但显然,这样的想法还是有些一厢情愿了。普及保真,这两项任务,看来得两手都要抓,两手都要硬。通俗版、入门版还是必须得弄,不然难住大家,就是把大家挡在门外了。所以我今天新开了一个课程,叫做萝卜开门!,就是教大家怎么开始实战演练伟大的萝卜(特)规则 萝卜开门第一课:实战前的准备
2008-02-25 01:12:16 来自: 鼎立 (北京)
        
今天是萝卜开门的第一课,讲讲如何准备罗伯特规则的实战演练。正如孙中山所说(当然下面这些话是我用白话翻译的):这本书就好比兵书,不是拿来看的,而是拿来练的,纸上谈兵不行;练着练着,就象嚼甘蔗一样,感觉越来越好;等到了融汇贯通的时候,就会体会奥妙无穷了。首先,强调强调再强调,必须反复看通用议事规则的根本原则!就在目录前面的短短两页纸,这可是全书的精华和根本,需要反复咀嚼。当然,再往前的译者导读写得也不错,季教授和张教授的序自然更是高屋建瓴。 我们先从会场上的规则说起(罗氏规则是一套体系,会场上的规则只是一半儿吧,会下的规则,例如治理结构等,文件制度等,也是重要组成,合在一起,组织才能长期稳定地发展。这会场下的部分也是黑皮本对比老版本——例如商务的蓝本——来讲,大大加强的分).
我们暂时只讨论同时满足下面三个条件的会议(理由以后再说): (1)所有成员有同样的权利和义务(如果事实不是这样,那么为了演练起见,请暂且假设大家平等);(2)对于要讨论的问题,大家有不尽相同的意见,而且比较希望表达出来;并且 (3)大家还很希望尽快做出一个决定,这个决定还要最大程度地反映大家整体的意愿。要按罗伯特规则开会,至少需要一个主持人,叫主席,和一个记录人,叫秘书。主席是所有成员选出来的。可是为了演练起见,我们先不要陷入选举的漩涡之中,大家先差不多推举一个人做主席就行了,因为主席并不是什么香饽饽;记住: 罗氏规则第一条:主席必须中立和公正,只能维护程序,不能提议,也不能对任何议题发表评论,在多数情况下也不参加表决。 为什么要这么设计?为了平衡。主席有主持会议的权力(注意,这不是权利,而是权力,不是本来就有的,而是大家在选举的时候授予他的。),能够分配发言权,别人发言超时了,主席可以打断。所以大家就要考虑,如果主席也能发言,那他或她自己想说的时候,别人就很可能抢不上;而主席发言一旦超时,别人很难打断,还有表决的时候,需要主席全神贯注判断表决结果。既然你主席管程序,那你就别管内容,这样最清楚,最和谐稳定。 所以为了演练起见,大家先推举一个跟要讨论的事儿关系最小,愿意不发表意见,为人又比较公正的同仁来当主席就行;如果逻辑思维能力也比较强,那就更好。 秘书也是所有成员选出来的,不过因为秘书基本只是在记录,而且会议纪要也受到大家监督,所以并不限制秘书提议或发言。只要为人公正可信,概括能力较强就可以了。实战前,还有一件事情必须说明白。 罗伯特规则不喜欢打没准备的仗。大家想怎么说,想怎么做,事先要想好,甚至不客气地说,最好都写好了,不要文采,只要达意,就是说你把你要怎么做说明白。这个就叫做动议,要是觉得这个词太,那就叫提议或者提案也行。还有提案提案,是要提出解决方案!你想怎么办?你认为问题要怎么解决?不要谈问题,辩论的时候会有机会谈问题,提案里面只能说解决方案。提案都谁能提啊?别忘了刚才的罗伯特规则第一条,主席不能提,除此之外,所有成员都可以提。 我常常发现大家不习惯提出方案,总是在谈问题。你问他们那你认为该怎么办?的时候,他们往往会说我知道得不够,还要问大家……”之类的话。举个简单的例子,一次我在主持的时候,有人提议我们应该找个时间搞一次团队建设。我一听这个提议属于很典型的中国式提议,就是听起来很对很好,但仔细一想它没有提出任何实质的行动建议”——没有时间、没有地点、做什么怎么做又不具体,这样的提议通过了也没有任何结果。罗氏规则对这种情况也不是没有预见,所以规定这个时候主席可以提醒提议人完善提议(但不能干涉具体内容,更不能以提议不完善为理由拒绝受理)。于是我问请提议人具体建议,什么时间、什么地点、什么活动。结果我们听到了典型的回答:那我就不好说了,看大家意见吧。 当然得看大家意见!关键是你要先说出你的意见。所以我鼓励道:请尽管根据自己的情况, 说出自己的意见,别人有不同意见,自然会在辩论和修改的阶段提出来。如果提议中没有这些具体内容,大家的讨论就无的放矢,会议效率因而降低了。于是这位提议人说出了自己的想法。其实多数时候大家不是没有想法,可能还憋得很难受,无奈一直的习惯和氛围都是含蓄。罗氏规则的氛围不是这种含蓄,反而是鼓励大家把自己的意愿诉求出来,以理性的、有序的方式,在规则的边界内最大限度地诉求出来,并寻求最大的支持。大家都诉求,那么大家就能知道其他人真正的想法,同时又有规则约束内不能肆意侵害,那么大家就会理性而创造性地去思考能让彼此都满意的办法。综上所述,请记住: 罗伯特规则第二条:提议人要明确表达自己的行动建议,提案最好是书面,而且只能包含解决方案。实战前的准备工作还真不少,这一课就到这里。下一课我们就真的开始现场演练提议处理的六部曲了。
[原创]“萝卜开门第二课:提议处理六部曲
2008-02-27 10:17:31 
来自: 鼎立 (北京
)
        
今天讲第二课,我们得进入正题了——处理提议。我曾经批评中国人做学问喜欢晚模糊,很不乐意去明确定义自己提到的概念,例如中医里面的啊、寒、热、虚、火之类,全凭大家悟性啦,结果自然误解和分歧不断。所以我汲取教训。我要定义,我所说的提议,就是上次课里说的动议提案,这三个词在黑皮书里面通用,英文都对应“motion”,但我还是最喜欢用提议,因为比较口语,而且名词、动词都可以。 提议在罗氏规则里面是一个有明确意义的词,是指正式的行动建议。所谓正式,就是说只要有人提出来了,一套程序就启动了(大概这就是为什么它的英语“motion”就是“move”“这个词的名词形式了),就开始处理它了,直到它得到一个明确的说法”——成不成,或者何时再论之类的。这套程序,我就叫它提议处理六部曲。第一部曲:提出 上次课讲了,除了主席不能提议,其他任何一个人都可以提出自己所期望的行动建议,具体嘛,就是在适当的机会把自己的腹稿说出来,或者把书面稿念出来。什么是适当的时机?这里就要碰到罗伯特规则中的发言规则发言规则也不止一条,最重要的两条就是: 罗氏规则第3(发言规则1):发言必须申请;只能在没有人正发言的时候,才能申请发言;申请发言必须举手并明确喊出主席!必须在主席请其发言之后才可以开始发言。 罗氏规则第4(发言规则2):主席通常必须按照下面规则分配发言权:谁先举手并喊主席谁先发言。(讲到辩论规则的时候,还会遇到更具体的。) 发言规则也该算是罗氏规则的基本规则之一了。发言的基本秩序由此建立: (1)发言必须申请,那么随便乱说话的就会被主席打断。 (2)有人正发言,别人就不能发言,那么随意打断的行为就会被主席制止。 (3)必须等主席准许才能开始发言,于是主席就会有时间分析判断谁先举的手(或者判断其它条件,后面会讲到),省得主席还得打断那些抢话的,降低效率。 (4)举手并喊主席,二者都需要;如果只举手,那主席可能看不到(虽然主席的位置要尽可能看得见所有人,但是很多时候毕竟视野有限);如果只喊主席,那主席也很难判断谁先举的。其实正式的会议,是要起立并喊主席的,那个气氛会更好,但中国人可能会觉得站起来却没拿到发言权,比较没面子,所以我们还是先从举手开始。一旦抢到发言权,就只能马上说出提议的内容,最好是准确的措辞。提议措辞越明确,

        讨论越有的放矢,会议效率越高。提议的时候不能评论,必须等到辩论的时候。 罗氏规则第5:提议的时候不能评论,必须直接说出提议措辞。第二部曲:附议这个最简单的步骤,现在最让我头痛。问题出在大家对附议这个词的误解。这个词的确容易让人误解。但当年孙中山把英文“second”翻译成附议,即使现在看来,也还是很不错的翻译。但它的意思不是附和赞同同意之类的。它的意思只有一个:认为这个议题值得现在讨论。 之所以设计附议这个程序,正是为了平衡公平与效率。要知道,每个人都有提议的权利,提议权也是个基本的会议权利了,需要保护。但如果无论什么问题,只要提出来了就得讨论,会议的效率就会降低,成员整体的权益可能受损。怎么解决?有些人会直觉地想到,交给主席判断不就行了。这种思路不是不可,但仔细分析就会发现这样的风险有些大。不要忘了罗氏规则第1”——主席不能就议题内容发表评论,那么判断一个议题值不值得讨论,算不算干涉议题内容?我想有这个嫌疑。成员交给主席的权力(不是权利)不能太大,还要有收回权力的机制。判断一个议题值不值得讨论无论怎么说,也是个不小的权力,交给谁都让人不放心。 所以罗氏规则就这么设计:不确定一个人,而是只要有任何一个人(除了提议人和主席)说值得讨论,也即附议,那么会议就必须讨论,主席就必须受理这个提议。如果没有人附议,那么提议被忽略,等待下一个提议。对这个步骤,大家可能还有更多的要说,欢迎进一步讨论。 第三部曲:陈述议题
只要有人附议,主席是没的选择,必须受理。受理的标志,就是主席要完整明确地陈述刚刚的提议的措辞。这叫作陈述议题。它的重要意义,还在于明确地告诉每个人,从现在这个时刻起,我们讨论的议题就是这个,所有的辩论都必须跟这个问题有关,否则就不合规,这是因为: 罗氏规则第6:在任何一个时刻,只能有一个议题。从这一刻起,这个议题叫做待决议题。这条规则的目的,当然是为了治疗会议的顽疾”——“跑题儿,还有人叫多头怪物综合症之类的名字,意思都是一样的。陈述议题的另一个意义在于,它标志着提议处理的下一部曲正式开始了。 第四部曲:辩论没有比辩论更重要的了。一个会议符不符合罗氏规则的理念和原则,能不能最大限度地挖掘出最符合整体意愿的决定,能不能最大程度地满足每个成员的诉求,就要看有没有一个自由而充分的辩论过程。 黑皮本通用议事规则的根本原则一节写道:从根本上讲,是参与会议的多数方决定了一个会议的总体意愿。但是这样的决定,必须要经过一个自由、充分的辩论协商过程才可以做出。鉴于这个问题这么重要,我们就放到下一讲仔细说说吧。
[原创]“萝卜开门第三课:提议处理六部曲(续...
2008-03-03 22:41:07 
来自: 鼎立 (北京
)
标题:[原创]“萝卜开门第三课:提议处理六部曲(续)

         经过几天时间,不知大家消化前三部曲的效果如何。接着说第四部曲——辩论。 主席说:请大家发表意见!提议人可优先发言。 然后转向提议人,看看提议人要不要首先发言。如果要,那么别人即使先举手喊主席,也要让给提议人。因为之前规则说提议时不要说理由,放到辩论的时候再说,所以这后面的规则就要配套才行。 罗氏规则第7条(发言规则3):提议人在辩论的一开始有发言优先权。 可如果提议人在辩论的一开始没有选择发言,让别人先发了言,那就不再有发言优先权了,以后要跟大家一样平等竞争发言权。所谓平等竞争,就是上次课讲的,谁先举手喊主席,谁就先发言。但是为了更平等,还有这么两条规则:罗氏规则第8条(发言规则4):对于几乎同时举手喊主席的情况,没有发过言的优先于已经发过言的。这就是典型的谨慎而仔细的平衡,典型的权利保护。人和人不同,有些人不善于,可能动作慢一些;而发言是理性的交流,不是肢体敏捷性的比较;这样的规则就能保护那些动作慢的人也能体面地得到发言的机会,以此鼓励大家把注意力集中在理性的思考上,努力寻找多赢的解决方案。罗氏规则第9条(发言规则5):应该让意见相反的两方轮流发言。
          这条又是为什么呢?其实我们中国人做事情的时候,很讲究所谓的之类的,说白了,就是微妙的气氛。西方人也不是不懂,只不过东西方追求方向不尽相同。西方人倾向于制定规则来保证平衡、中立的气氛。很简单,如果连续三个人都很肯定地地说一件事儿好或者不好,那会场的气氛就好像有了定势,别人即使不同意,也很难表达出来了。这条规则就是为了防止这种气氛的形成,让不同的意见可以从容地、没有顾虑地表达出来。——又是谨慎而仔细的平衡,又是对发言权利的精心保护。 对于这条,主席有两种做法,一是如果主席已经知道发言人的立场,那么在遇到几乎同时举手喊主席的情况,主席可以根据上一个发言人的立场,选择一个立场相反的人继续发言。二是如果主席不知道发言人的立场,那么根据会场气氛,主席可以询问有没有持相反观点的人想发言,如果有则优先,如果没有就谁举手谁发言。继续平衡和保护。 罗氏规则第10条(发言规则6):每个人每次发言的时间长度有限制,超时由主席打断。每个人对每个议题发言的次数也有限制,到了限制主席就不能再准许其发言。时间长度是1分钟还是10分钟,2次还是5次,这些都由大家根据实际情况共同约定。如果是新问题,大家考虑得还不多,那么可以每次1分钟,最多5次。如果大家需要比较系统地阐述观点,那可以10分钟,但只允许2次。其实这是《罗伯特议事规则》规定的默认的数字,不过我倒觉得这还不太适合国人情况,要么1分钟5次,要么3分钟3次。 发言人说什么呢?先说赞成或是反对,然后说理由,就是这样,除非要进行推迟之类的辅助处理(那些当然很重要,不过我们只能放到以后再说)。当所有人都用尽了发言权,或者虽然没用尽,但也没有人再想发言了,主席就该提请表决了第五部曲:表决
        表决之前主席一定要再重复提议的准确措辞,让大家清楚表决的对象到底是什么。这时主席说:现在表决。表决的议题是……。所有赞成的请举手……所有反对的请举手……”通常主席不需要严格计数,除非主席在请赞成方举手的时候感到可能票数会比较接近。第六部曲:宣布表决结果 通常的表决额度是过半数表决,就是赞成方超过反对方,至少1票,提议就通过,否则就是被否决。 记住:弃权方不算。例如10个人开会,3个弃权,4个赞成,3个反对。忽略弃权,赞成大于反对,所以通过。(虽然4没有超过10的半数。) 记住:法定人数只指出席人数,跟每次参加表决的人数没关系。例如上面例子,如果10个人满足法定人数,而7个人不满足法定人数,没关系,那么上面的表决仍然有效。记住:只有过半数才是通过,平局等于没通过。国内很多指导(强制)性文件中有一条很尴尬的规定,例如,业主委员会的人数必须是奇数,以此来避免平局时无法解决。这个暴露了太多问题。一个就是国内普遍把缺席当反对。举例说明,9个人的业主委员会,法定人数是5人,某次投票,4人赞成,1人反对。按罗伯特,3>2,过半数。按国内规矩,这叫未过半数,实际等于那没来的4个人也反对了,其实人家只是没来而已。关键是,法定人数的意义就在与在有缺席的时候,满足法定人数的出席者可以代表整体,现在,没来等于反对,岂不是完全诋毁了法定人数的意义。二是国内普遍的把弃权当反对。举例,9个人投票,4个弃权,3个赞成,2个反对。按罗伯特,3>2,通过。按国内,也没过半数。什么叫弃权?就是交给那些不弃权的人决定,而不是反对。谁是不弃权的人?剩下的5个,如果剩下的5个中赞成的为多数,那当然应该通过。第三就是无法面对平局。既然规则是少数服从多数,那么没有多数自然就没有什么可服从的,就不作为好了。这不是议而不决,这种情况下反而正是不能、不该,否则就是侵害一半人的利益。必须等待真诚的说服使局势有所改变。
      现在看规定组织的人数必须是奇数还有什么意义?你能保证出席的人数一定是奇数吗?你能保证不弃权的人一定是奇数吗?都不能。都不能就一定会有平局,你还是要面对。最后,主席宣布赞成方获胜(或者:反对方获胜),提议通过(或者,未获通过)。 至此,一个提议的完整轮回就结束了。请大家说说,什么感觉?   

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